Błędny tytuł przelewu wadium nie oznacza automatycznie, że wykonawca nie wniósł wadium prawidłowo. Decydujące znaczenie ma to, czy przed upływem terminu składania ofert zamawiający otrzymał wymaganą kwotę oraz czy z okoliczności sprawy można jednoznacznie ustalić, którego postępowania dotyczy wpłata. Problem pojawia się wtedy, gdy błąd w opisie przelewu powoduje rzeczywistą niepewność co do przeznaczenia środków.

Art. 97 ust. 5 Pzp wymaga wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wadium pieniężnego istotny jest wpływ środków na rachunek zamawiającego, a nie samo zlecenie przelewu przez wykonawcę. Jednocześnie art. 226 ust. 1 pkt 14 Pzp nakazuje odrzucenie oferty, jeżeli wykonawca nie wniósł wadium, wniósł je w sposób nieprawidłowy albo nie utrzymywał go przez wymagany okres.

Kiedy błędny tytuł przelewu rzeczywiście stwarza problem

W pierwszej kolejności należy oddzielić błąd identyfikacyjny od braku wadium. Jeżeli środki w odpowiedniej wysokości wpłynęły na rachunek zamawiającego w terminie, sam tytuł przelewu nie przesądza jeszcze o skuteczności wadium. Znaczenie ma możliwość przyporządkowania wpłaty do konkretnego postępowania i oferty.

Ryzyko rośnie, gdy wykonawca prowadzi równolegle kilka postępowań u tego samego zamawiającego, składa oferty na wiele części albo wykonuje kilka przelewów w podobnej wysokości. W takich przypadkach błędny numer postępowania może utrudnić ustalenie, którą ofertę zabezpiecza dana kwota. Odmienna sytuacja występuje, gdy kwota, rachunek, wykonawca i moment wpłaty pozwalają bez większych wątpliwości zidentyfikować wadium.

W orzecznictwie KIO można znaleźć stanowisko, zgodnie z którym nieistotna omyłka w oznaczeniu postępowania nie musi pozbawiać wadium skuteczności, jeżeli mimo błędu możliwe jest ustalenie, którego postępowania dotyczy zabezpieczenie. Ocena zależy jednak od konkretnych okoliczności, a nie od samego faktu wystąpienia literówki lub błędnego opisu (więcej szczegółów pod tym linkiem).

Przy ocenie sytuacji wykonawca powinien zebrać dokumenty pozwalające odtworzyć przepływ środków i ich przeznaczenie. Najważniejsze są:

• Potwierdzenie przelewu zawierające datę i godzinę zlecenia oraz kwotę.
• Potwierdzenie uznania rachunku zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
• Dokumentacja postępowania wskazująca wymaganą wysokość wadium i rachunek zamawiającego.
• Informacje pozwalające powiązać wpłatę z konkretną ofertą, częścią zamówienia lub numerem postępowania.

Istotne jest także sprawdzenie, czy zamawiający rzeczywiście wymagał określonego tytułu przelewu, czy jedynie zalecał jego zastosowanie. W praktyce SWZ może posługiwać się sformułowaniem „należy wpisać”, ale może również wskazywać jedynie zalecany sposób opisania przelewu. Różnica może mieć znaczenie przy ocenie charakteru uchybienia.

Jak przygotować obronę przed odrzuceniem oferty

Jeżeli zamawiający odrzuci ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 Pzp, należy przeanalizować uzasadnienie faktyczne i prawne tej czynności. Zamawiający powinien wskazać, na czym konkretnie polegało nieprawidłowe wniesienie wadium. Samo stwierdzenie, że tytuł przelewu był niezgodny z instrukcją, nie wyjaśnia jeszcze, czy wadium było niemożliwe do zidentyfikowania.

Argumentacja powinna koncentrować się na funkcji wadium. Jeżeli środki znalazły się na właściwym rachunku w odpowiedniej wysokości i przed terminem, a ich powiązanie z ofertą można wykazać na podstawie obiektywnych danych, należy wskazać te okoliczności wprost. Nie należy natomiast opierać obrony wyłącznie na twierdzeniu, że błąd był „oczywistą omyłką”. Potrzebne są dowody pozwalające zamawiającemu lub KIO zweryfikować tę tezę.

Jeżeli odrzucenie oferty jest bezpośrednim skutkiem wadliwej oceny wadium, wykonawca może rozważyć wniesienie odwołania do KIO (a o tym jak to zrobić, dowiesz się na tej stronie: https://ekomentarzpzp.uzp.gov.pl/prawo-zamowien-publicznych/art-514). W takim przypadku znaczenie ma termin przewidziany w art. 515 Pzp. Dla czynności zamawiającego termin wynosi co do zasady 10 dni przy zamówieniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne oraz 5 dni przy zamówieniach poniżej tych progów, jeżeli informacja została przekazana elektronicznie.

Błędny tytuł przelewu należy więc traktować jako problem wymagający oceny identyfikowalności wadium, a nie jako samodzielną podstawę automatycznego odrzucenia oferty. Najważniejsze jest wykazanie, że zamawiający otrzymał właściwą kwotę w terminie i że zabezpieczenie można jednoznacznie powiązać z konkretnym postępowaniem. W przypadku odrzucenia decydujące znaczenie mają dokumenty oraz terminowa reakcja wykonawcy.