Brak automatycznego powiadomienia o zmianie Specyfikacji Warunków Zamówienia nie oznacza sam w sobie, że zmiana jest nieważna. W postępowaniach elektronicznych podstawowe znaczenie ma sposób komunikacji określony w dokumentach zamówienia oraz miejsce, w którym zamawiający udostępnia dokumentację. Problem prawny powstaje wtedy, gdy sposób dokonania zmiany albo skrócenie terminu składania ofert ogranicza wykonawcy realną możliwość przygotowania oferty.

Art. 137 ust. 2 Pzp przewiduje udostępnienie zmiany SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Jeżeli zmiana jest istotna dla sporządzenia oferty lub wymaga dodatkowego czasu na zapoznanie się z nią i przygotowanie oferty, zamawiający powinien przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do wykonania tych czynności.

Brak alertu a obowiązek monitorowania postępowania

Wykonawca nie powinien utożsamiać braku wiadomości e-mail lub alertu systemowego z brakiem obowiązku monitorowania postępowania. Jeżeli dokumenty zamówienia wskazują konkretną platformę jako miejsce prowadzenia postępowania, wykonawca powinien kontrolować publikowane tam informacje. Samo nieotrzymanie automatycznego powiadomienia może więc nie wystarczyć do wykazania naruszenia przez zamawiającego.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której zmiana została opublikowana w sposób niezgodny z zasadami określonymi przez zamawiającego, została udostępniona z opóźnieniem albo nie zapewniono odpowiedniego czasu na przygotowanie oferty. W takim przypadku istotne staje się nie samo powiadomienie, ale rzeczywisty wpływ czynności zamawiającego na możliwość udziału w postępowaniu.

Przy analizie należy ustalić kilka podstawowych faktów:

• Datę i godzinę opublikowania pierwotnej SWZ.
• Datę i godzinę opublikowania każdej zmiany SWZ.
• Zakres zmian wpływających na przygotowanie oferty.
• Pierwotny oraz zmieniony termin składania ofert.
• Sposób komunikacji określony w SWZ i ogłoszeniu.

Tak zebrany materiał pozwala ocenić, czy skrócony termin miał znaczenie wyłącznie organizacyjne, czy też obiektywnie ograniczył możliwość przygotowania oferty. KIO w swoich orzeczeniach analizuje między innymi istotność zmian oraz czas potrzebny wykonawcom na uwzględnienie ich w ofertach.

Odwołanie do KIO i znaczenie terminu

Jeżeli wykonawca uważa, że zmiana SWZ lub termin składania ofert naruszają Pzp, powinien przede wszystkim ustalić właściwy termin na wniesienie odwołania. Art. 515 Pzp przewiduje dla odwołań dotyczących treści ogłoszenia lub dokumentów zamówienia termin liczony od dnia publikacji ogłoszenia albo zamieszczenia dokumentów zamówienia, zależnie od wartości zamówienia. Dla zamówień poniżej progów unijnych jest to co do zasady 5 dni, a dla zamówień od progów unijnych 10 dni.

W przypadku późniejszej zmiany SWZ trzeba ocenić, czy podstawą odwołania jest pierwotna treść dokumentów, czy nowa czynność zamawiającego. Ma to bezpośredni wpływ na ustalenie początku biegu terminu. Nie należy czekać do dnia składania ofert, jeżeli już wcześniej wiadomo, że zmiana może uniemożliwić prawidłowe przygotowanie oferty.

Odwołanie powinno wskazywać konkretną czynność lub zaniechanie zamawiającego, naruszone przepisy, interes wykonawcy oraz żądanie. W sytuacji istotnej zmiany SWZ często zasadne jest żądanie nakazania zamawiającemu dokonania odpowiedniej zmiany dokumentów i przedłużenia terminu składania ofert. W orzecznictwie KIO występują sprawy, w których przedmiotem zarzutów był właśnie brak odpowiedniego przedłużenia terminu po zmianach wpływających na przygotowanie oferty.

Do odwołania warto dołączyć chronologię zdarzeń, zrzuty ekranu, kopie komunikatów platformy, treść zmian SWZ oraz dokumenty pokazujące ich wpływ na przygotowanie oferty. Jeżeli wykonawca twierdzi, że potrzebował dodatkowego czasu, powinien wskazać konkretnie, jakie czynności musiałby wykonać i dlaczego nie było możliwe ich wykonanie w pozostałym terminie.

Brak automatycznego powiadomienia nie przesądza zatem o naruszeniu Pzp. Kluczowe jest ustalenie, czy zamawiający prawidłowo udostępnił zmianę, czy zmiana była istotna oraz czy pozostawiony termin był wystarczający. Przy sporze przed KIO największe znaczenie ma precyzyjna chronologia zdarzeń i wykazanie rzeczywistego wpływu zmiany na przygotowanie oferty.