Brak oczekiwanego przetargu w wyszukiwarce e-Zamówień nie musi oznaczać, że zamawiający nie opublikował ogłoszenia. Przyczyną może być zastosowany tryb, rodzaj ogłoszenia, sposób publikacji albo parametry użyte podczas wyszukiwania. Wykonawca, który monitoruje rynek wyłącznie na podstawie jednej frazy, nazwy zamówienia lub jednego kodu CPV, może więc nie zobaczyć postępowania mimo jego prawidłowego opublikowania.

Platforma e-Zamówienia udostępnia wyszukiwarkę ogłoszeń Biuletynu Zamówień Publicznych z filtrami obejmującymi między innymi frazę, procedurę, rodzaj ogłoszenia, datę publikacji, termin składania ofert i numer ogłoszenia. Dostępne są również dodatkowe kryteria wyszukiwania.

Dlaczego wyszukiwarka może nie pokazać postępowania

Najczęstszym problemem jest zbyt wąskie zapytanie. Zamawiający może zastosować nazwę zamówienia, która nie zawiera terminów używanych przez potencjalnych wykonawców. Dotyczy to szczególnie postępowań, w których przedmiot opisano nazwą projektu, zadania inwestycyjnego albo wewnętrznym oznaczeniem.

Drugim źródłem problemu są kody CPV. Kod główny może być szerszy niż specjalizacja wykonawcy, a szczegółowy przedmiot zamówienia może znajdować się w opisie lub w kodach dodatkowych. Sama wyszukiwarka BZP pozwala filtrować ogłoszenia między innymi według kodu CPV, dlatego warto stosować kilka kodów odpowiadających faktycznemu zakresowi działalności.

Przed uznaniem, że przetarg nie został opublikowany, warto sprawdzić następujące elementy:

• Datę publikacji ogłoszenia i zakres dat zastosowany w wyszukiwarce.
• Rodzaj ogłoszenia oraz procedurę zamówienia.
• Nazwę zamawiającego i jego lokalizację.
• Główny oraz dodatkowe kody CPV.
• Termin składania ofert i jego aktualne brzmienie.
• Numer ogłoszenia BZP lub identyfikator postępowania.

Szczególne znaczenie ma rodzaj ogłoszenia. W bazie BZP znajdują się różne typy dokumentów, w tym ogłoszenia o zamówieniu, ogłoszenia o zmianie ogłoszenia oraz ogłoszenia dotyczące wyniku postępowania. Wyszukiwanie ograniczone wyłącznie do jednego rodzaju może wyłączyć część informacji istotnych dla monitorowania konkretnego postępowania.

Jak sprawdzić, czy przetarg faktycznie istnieje

Jeżeli wykonawca otrzymał informację o przetargu z innego źródła, pierwszym krokiem powinno być ustalenie numeru ogłoszenia albo identyfikatora postępowania. W aktualnych ogłoszeniach e-Zamówienia widoczny jest między innymi identyfikator postępowania, numer ogłoszenia, data publikacji, numer referencyjny oraz informacje o przedmiocie zamówienia.

Jeżeli numeru nie ma, należy rozpocząć wyszukiwanie od zamawiającego i zakresu dat. Dopiero później warto zawężać wyniki frazą lub CPV. Takie podejście ogranicza ryzyko wyeliminowania właściwego ogłoszenia przez nieprecyzyjny tytuł albo nietypowy kod.

Warto także rozdzielić monitoring nowych ogłoszeń od monitoringu zmian. Zamówienie może zostać znalezione podczas pierwszego wyszukiwania, a następnie zmienione przez zamawiającego. Wykonawca powinien kontrolować nie tylko pojawienie się nowego postępowania, ale również późniejsze zmiany terminu składania ofert, zakresu zamówienia i dokumentacji.

Jeżeli przetarg nadal nie jest widoczny, należy zweryfikować, czy informacja dotyczy postępowania objętego obowiązkiem publikacji w danym rejestrze. Nie każde postępowanie, zapytanie ofertowe lub zakup realizowany przez zamawiającego musi być wyszukiwany dokładnie w ten sam sposób (więcej).

Brak przetargu w wynikach e-Zamówień należy więc najpierw traktować jako problem weryfikacyjny, a dopiero później jako możliwy brak publikacji. Skuteczny monitoring powinien łączyć kilka kryteriów: zamawiającego, frazy, CPV, daty oraz terminu składania ofert. Przy większej liczbie monitorowanych postępowań takie podejście ogranicza ryzyko pominięcia zamówienia z powodu różnic w sposobie jego opisania.