Kod CPV jest jednym z podstawowych elementów identyfikujących przedmiot zamówienia publicznego. Wykonawcy wykorzystują go do automatycznego monitorowania rynku, filtrowania ogłoszeń i budowania baz potencjalnych postępowań. Błędny lub zbyt ogólny kod może więc ograniczyć widoczność zamówienia w systemach monitorujących, nawet gdy samo ogłoszenie zostało prawidłowo opublikowane.

Wspólny Słownik Zamówień służy do standaryzacji terminologii stosowanej przy opisie przedmiotu zamówień publicznych. Obowiązek posługiwania się CPV wynika z art. 99 ust. 3 Pzp. Urząd Zamówień Publicznych udostępnia własne narzędzie wyszukiwania kodów, które pozwala sprawdzać właściwą klasyfikację przedmiotu zamówienia.

Dlaczego błędny CPV może ukryć zamówienie

System monitoringu oparty wyłącznie na kodach CPV działa tylko tak dobrze, jak dane zawarte w ogłoszeniu. Jeżeli zamawiający zastosuje kod zbyt szeroki, nietypowy albo nieodpowiadający faktycznemu zakresowi zamówienia, filtr oparty na kodzie specjalistycznym może nie zwrócić tego postępowania.

Problem może dotyczyć także zamówień wielobranżowych. Jeden kod główny może opisywać dominujący element zamówienia, podczas gdy istotna część zakresu zostanie przypisana do kodów dodatkowych. Wykonawca monitorujący wyłącznie jeden kod może wtedy nie otrzymać informacji o postępowaniu, mimo że jego zakres obejmuje usługi lub dostawy odpowiadające jego specjalizacji.

W praktyce monitoring CPV powinien uwzględniać kilka poziomów klasyfikacji:

• Kod główny odpowiadający podstawowemu przedmiotowi zamówienia.
• Kody dodatkowe związane z elementami uzupełniającymi zakres zamówienia.
• Kody nadrzędne pozwalające wykrywać zamówienia opisane bardziej ogólnie.
• Kody sąsiednie, które mogą być stosowane przez zamawiających do podobnych przedmiotów.

Nie oznacza to, że należy monitorować wszystkie możliwe kody. Nadmiernie szeroki zakres zwiększa liczbę wyników i utrudnia wychwycenie rzeczywiście istotnych postępowań. Lepszym rozwiązaniem jest zbudowanie zestawu kodów na podstawie faktycznej struktury oferowanych produktów lub usług.

Jak zbudować monitoring odporny na błędy w ogłoszeniach

Monitoring nie powinien opierać się na jednym parametrze. Kod CPV należy traktować jako jeden z kilku identyfikatorów. Drugim powinny być frazy związane z przedmiotem działalności, a kolejnym lista zamawiających, których postępowania są szczególnie istotne dla firmy (sprawdź inny nasz artykuł by dowiedzieć się więcej).

Dobrym rozwiązaniem jest również monitorowanie zmian w już znalezionych postępowaniach. Jeżeli zamawiający zmieni opis przedmiotu zamówienia lub opublikowane informacje, pierwotny zestaw parametrów może przestać odpowiadać aktualnej treści ogłoszenia. Dlatego baza monitorowanych postępowań powinna przechowywać numer ogłoszenia, identyfikator postępowania, zamawiającego, CPV oraz terminy.

Warto również regularnie porównywać wyniki uzyskane z CPV z wynikami wyszukiwania po frazach. Jeżeli oba zestawy są całkowicie rozłączne, może to oznaczać, że przyjęta lista kodów jest zbyt wąska. Oficjalna wyszukiwarka BZP pozwala wyszukiwać zarówno po frazie, jak i po kodzie CPV oraz dodatkowych parametrach.

Błędny kod nie musi przy tym oznaczać nieważności całego ogłoszenia. Znaczenie konkretnego uchybienia zależy od jego wpływu na prawidłowość postępowania, opis przedmiotu zamówienia i możliwość zachowania konkurencji. Orzecznictwo KIO pokazuje, że również pozornie niewielkie różnice w oznaczeniu CPV mogą być przedmiotem analizy, ale ich znaczenie należy oceniać w kontekście całego postępowania.

CPV jako element, a nie jedyny filtr

Najbezpieczniejszy model monitorowania przetargów łączy CPV z nazwami przedmiotów zamówienia, zamawiającymi, lokalizacją i terminami. Takie podejście ogranicza ryzyko, że jeden błędny lub nietypowy kod wyeliminuje istotne ogłoszenie z wyników.

Wykonawca powinien także okresowo aktualizować listę używanych kodów. Zakres działalności firmy może się zmieniać, podobnie jak sposób opisywania zamówień przez zamawiających. CPV powinien być więc elementem zarządzanego procesu monitoringu, a nie stałą listą ustawioną raz i pozostawioną bez kontroli.

Złe kody CPV są problemem przede wszystkim dla automatycznego monitoringu. Nie można zakładać, że każdy istotny przetarg zostanie oznaczony kodem dokładnie odpowiadającym specjalizacji wykonawcy. Połączenie CPV, fraz branżowych i listy kluczowych zamawiających daje znacznie większą odporność na błędy w publikowanych danych.